Як працюватиме Галузевий державний архів НБУ?

Національний банк України постановою від 21.06.2024 № 73 визначив основні цілі, завдання та функції діяльності Галузевого державного архіву НБУ.

Пріоритетними завданнями ГДА НБУ є забезпечення:

1. Впровадження державної політики у сфері діловодства та архівної справи в банківській системі України;
2. Комплектування та збереженості документів в електронній та паперовій формах  постійного зберігання (Національного архівного фонду), тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) та інших документів, що утворилися в процесі діяльності банківської системи України;
3. Організації та ведення державного обліку документів постійного зберігання та створення умов для користування ними.

ГДА НБУ має виконувати такі функції:

• організовувати й забезпечувати зберігання, охорону, реставрацію та консервацію документів із різними носіями інформації;
• створювати страхові копії документів та копії фонду користування документами НАФ, що зберігаються в ГДА Національного банку;
• створювати систему облікових документів, вести державний облік документів НАФ та подавати відповідні відомості про них до Укрдержархіву;
• складати анотовані переліки на виявлені унікальні документи НАФ та подавати їх на розгляд Центральної експертно-перевірної комісії Укрдержархіву;
• створювати та удосконалювати довідковий апарат до документів, які перебувають на зберіганні в ГДА Національного банку, та забезпечувати автоматизацію інформаційно-пошукових процесів;
• проводити систематичне оцифрування профільних документів НАФ та довідкового апарату до них, створювати копії документів для страхового фонду та копії документів для фонду користування;
• організовувати в установленому порядку користування архівними документами, видачу архівних довідок, копій та витягів з архівних документів юридичним та фізичним особам, а також виконувати інші функції, визначені в Положенні про ГДА НБУ.

Також передбачено створення Експертно-перевірної комісії ГДА НБУ для організації і проведення експертизи цінності документів з метою віднесення їх до НАФ або вилучення з нього та визначення строків зберігання документів.

Ухвалення Положення про ГДА НБУ дасть змогу розпочати роботу з підготовки єдиних методологічних та методичних засад ведення діловодства та архівної справи в банківській системі України відповідно до кращої міжнародної практики для забезпечення централізованого зберігання архівних документів як у паперовій, так і в електронній формі, а також визначити правила приймання документів (справ) банків України на зберігання.