Допуск до роботи працівника без повідомлення ДФС. Штраф 4 175 чи 125 190 грн?

Роботодавці, які вважають, що наявність/відсутність повідомлення ДФС про прийняття на роботу працівника є лише папірцем, який не породжує жодних правових наслідків, на радість,  не стикалися із перевіркою Держпраці та не знають про розмір можливого штрафу у випадку відсутності такого папірця. Отже, що за папірець такий і про які штрафи йде мова? Давайте розбиратись.

Відповідно до ст. 24 Кодексу законів про працю України, працівник не може бути допущений до роботи без повідомлення центрального органу виконавчої влади з питань забезпечення формування та реалізації державної політики з адміністрування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування про прийняття працівника на роботу в порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України.

На виконання ст. 24 Кодексу законів про працю України Кабінет Міністрів України постановою  від 17 червня 2015 року № 413 « Про порядок повідомлення Державній фіскальній службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу» постановив, що повідомлення про прийняття працівника на роботу подається власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом (особою) чи фізичною особою до територіальних органів Державної фіскальної служби за місцем обліку їх як платника єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором одним із таких способів:

– засобами електронного зв’язку з використанням електронного цифрового підпису відповідальних осіб відповідно до вимог законодавства у сфері електронного документообігу та електронного підпису;
– на паперових носіях разом з копією в електронній формі;
– на паперових носіях, якщо трудові договори укладено не більше ніж із п’ятьма особами.

Звертаємо увагу, що доказом належного повідомлення Державної фіскальної служби України про прийняття працівника на роботу є отримання роботодавцем (бухгалтером) квитанції про отримання повідомлення у випадку, якщо повідомлення здійснювалось засобами електронного зв’язку з використанням електронного цифрового підпису, а у випадку повідомлення на паперових носіях, доказом повідомлення Державної фіскальної служби України виступає  відмітка про прийняття на паперовому примірнику повідомлення.

Квитанцію про отримання повідомлення у випадку, якщо повідомлення здійснювалось засобами електронного зв’язку з використанням електронного цифрового підпису роботодавцю необхідно роздрукувати та долучити до особової справи працівника.

Наявність доказів повідомлення на підприємстві є підставою вважати, що  Державна фіскальна служба України повідомлена належним чином. Вимоги щодо умов та місця зберігання таких повідомлень законодавством не передбачені.

На жаль, відсутність квитанції про отримання повідомлення по працівникам у випадку перевірки працівниками Держпраці України становить ризик вважати, що Державну фіскальну службу не повідомлено про прийняття на роботу працівників. Факт відсутності повідомлення Державної фіскальної служби України становить ризик вважати наявними фактичні трудові відносити через недотримання ст. 24 Кодексу законів про працю України.

З огляду на зазначене вище, під час здійснення інспекційного відвідування інспектори Держпраці можуть вважати, що наявний ризик для застосування до роботодавця штрафу, в розмірі 30 мінімальних заробітних плат – 125 190 грн за кожного працівника згідно зі ст. 265 КЗпП України.

Тому радимо повідомляти ДФС про прийняття на роботу працівника в порядку, передбаченому законодавством, та зберігати докази такого повідомлення, оскільки такі документи дозволять зберегти немаленькі гроші роботодавцю.