Медіація у трудових спорах: роз’яснення адвокатів

Про медіацію в трудових спорах розповіли лектори під час заходу з підвищення професійного рівня адвокатів, що відбувся у Вищій школі адвокатури НААУ: Вікторія Поліщук – адвокат, медіатор, Голова Комітету з трудового права НААУ, керівниця Центру трудового права та соціального забезпечення ВША НААУ; Олег Трибой – адвокат, бізнес-медіатор, економіст, спеціалізація – міжнародні комерційні та інвестиційні транзакції, комерційна нерухомість, державна власність.

Лектори докладно проаналізували разом з учасниками медіацію в трудових спорах, а саме:

• 1. Особливості медіації в трудових спорах.
• 2. Документальне оформлення медіації в трудових спорах.
• 3. Необхідні навики для медіатора у трудових спорах.
• 4. Процес медіації.

У рамках характеристики медіації у трудових спорах акцентовано на наступному:

1. Особливості медіації в трудових спорах

Дія Закону України «Про медіацію» поширюється на суспільні відносини, пов’язані з проведенням медіації з метою запобігання виникненню конфліктів (спорів) у майбутньому або врегулювання будь-яких конфліктів (спорів), у тому числі цивільних, сімейних, трудових, господарських, адміністративних, а також у справах про адміністративні правопорушення та у кримінальних провадженнях з метою примирення потерпілого з підозрюваним (обвинуваченим).

Трудовий спір між працівником і власником або уповноваженим ним органом незалежно від форми трудового договору може бути врегульовано шляхом медіації відповідно до Закону України “Про медіацію” з урахуванням особливостей, передбачених Кодексом законів про працю України.

Договір про проведення медіації та угода за результатами медіації у трудових спорах укладаються в письмовій формі.

У разі невиконання чи неналежного виконання угоди за результатами медіації сторони медіації мають право звернутися для розгляду трудового спору до КТС або суду.

Участь у процедурі медіації може бути визнана поважною причиною у розумінні статей 225 і 234 цього Кодексу.

На підставі п. 3-1 ч.1 ст. 253 ЦПК України, провадження у справі зупиняється у випадку, встановленому пунктом 4-1 частини першої статті 251 ЦПК України – на час проведення медіації, але не більше дев`яноста днів з дня постановлення судом ухвали про зупинення провадження у справі.

Медіація існує як позасудова процедура. Звертатися до медіатора можна на етапі, коли справа ще не в суді, або паралельно із розглядом справи у суді. Ніхто не може бути примушений до врегулювання конфлікту (спору) шляхом проведення медіації. Сторони медіації та медіатор можуть у будь-який момент відмовитися від участі в медіації.

Медіатором може бути фізична особа, яка пройшла базову підготовку медіатора в Україні або за кордоном.

Сторони медіації, органи державної влади та органи місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації незалежно від форм власності та підпорядкування, громадські об’ єднання можуть встановлювати додаткові вимоги до медіаторів, яких вони залучають або послугами яких користуються, зокрема щодо наявності спеціальної підготовки, віку, освіти, практичного досвіду тощо.

Об’ єднання медіаторів та суб’єкти, що забезпечують проведення медіації, можуть встановлювати додаткові вимоги до медіаторів, яких вони включають до своїх реєстрів, зокрема щодо наявності спеціальної підготовки, віку, освіти, практичного досвіду тощо.

Рішення Черкаського окружного адміністративного суду від 20.01.2022 р. у справі № 580/7437/21:

Наказом Центрального міжрегіонального управління Міністерства юстиції України (м. Київ) від 21.07.2021 №313/05 «Про застосування заходу дисциплінарного стягнення до ОСОБА_1 », звільнено ОСОБА_1 з посади завідувача Першої черкаської державної нотаріальної контори 21.07.2021, відповідно до п. 2 ч. 1 ст. 147 КЗпП України. У зв`язку з виходом після тимчасової непрацездатності ОСОБА_1 , наказом Центрального міжрегіонального управління Міністерства юстиції України (м. Київ) від 09.08.2021 №323/05 «Про внесення змін до наказу від 21.07.2021 №313/05 «Про застосування заходу дисциплінарного стягнення до ОСОБА_1 », внесено зміни до наказу Центрального міжрегіонального управління Міністерства юстиції України (м. Київ), виклавши п. 1 у новій редакції: «Звільнити ОСОБА_1 з посади завідувача Першої черкаської державної нотаріальної контори 09.08.2021, відповідно до п. 2 ч. 1 ст. 147 КЗпП України…». Суд зазначає, що нотаріуси можуть проводити медіацію у порядку, визначеному законом, за умови проходження ними базової підготовки медіатора СОБА_1 у порушення вимог Закону №3425-ХІІ, Правил №2104/5 та Правил №2039/5 – протиправно було вчинено 235 нотаріальних дій під час перебування її за межами України, оскільки фактично передала функцій щодо вчинення нотаріальних дій від свого імені іншим особам, тому суд дійшов висновку, що наказ відповідача від 21.07.2021 №313/05 «Про застосування заходу дисциплінарного стягнення до ОСОБА_1 » (з урахуванням внесених до нього змін наказом від 09.08.2021№323/05) є правомірним та скасуванню не підлягає.

Поточні запити для медіації:

• Кредити, які роботодавець видав працівнику;
• Зміна місця роботи (питання до працівника: чи готовий працівник на релокацію в інші регіони?);
• Розірвання індивідуального трудового договору. Зокрема, питання звільнень осіб, які виїхали за межі України, та питання осіб, які не підходять під проекти;
• Бронювання (В умовах війни у нас наростає рівень невдоволених працівників);
• Дисциплінарні правопорушення;
• Конфлікти в корпоративній культурі (в культурі цінностей);
• Статус «окремих працівників».

2. Документальне оформлення медіації в трудових спорах

Договір про проведення медіації та угода за результатами медіації у трудових спорах укладаються в письмовій формі.

У разі невиконання чи неналежного виконання угоди за результатами медіації сторони медіації мають право звернутися для розгляду трудового спору до комісії по трудовим спорам та до суду.

Участь у процедурі медіації може бути визнана поважною причиною пропуску строку для звернення до комісії та суду.

Договір про проведення медіації:

1) Відомості про медіатора (медіаторів), сторони медіації, а також про суб’єкта, що забезпечує проведення медіації (за наявності);

2) Строки та місце проведення медіації. У разі, якщо справа вже розглядається у судовому порядку і судом винесено ухвалу про зупинення провадження, то строк проведення медіації обмежується 90 днями;

3) Мова (мови) проведення медіації, а також доцільність та необхідність залучення перекладача (перекладачів);

4) Предмет конфлікту (спору).

Щодо строків:

Медіація триває один повний робочий день — це типовий формат для вирішення трудових спорів у контексті відновлення робочих відносин. У деяких випадках, медіація може завершитись в межах одного дня і при цьому залишати відкриту опцію для подальших зустрічей, якщо рішення не досягнуто.

Медіація вважається розпочатою в день отримання Секретаріатом запиту на медіацію.

Запит на медіацію повинен містити:

1. Назви, адреси, номери телефонів та адреси електронної пошти сторін та їхніх представників;
2. Стислий виклад суті спору;
3. Копію або опис медіаційної угоди або застереження, відповідно до якої/якого спір підлягає вирішенню; та
4. Підтвердження оплати адміністративного збору в розмірі 4 000 євро.
5. Права та обов’язки учасників медіації;
6. Умови та порядок оплати послуг медіатора (медіаторів) та відшкодування витрат на здійснення підготовки до медіації та її проведення в узгодженому розмірі та формі;

У майже всіх випадках медіації сторони розподіляють вартість медіації між собою порівну. Це узгоджується до початку медіації і фіксується у договорі, і медіатор виставляє рахунки сторонам відповідно до таких умов. У деяких випадках, наприклад, у медіації між організацією та працівником, якщо мова йде про організаційну медіацію, одна зі сторін може оплатити всю медіацію або розділити витрати нерівномірно, а не 50:50. Це узгоджується заздалегідь між сторонами та медіатором.

Витрати на медіацію включають у себе:

• гонорар Медіатора у розмірі 16 000 євро; і
• (ii) адміністративний збір у розмірі 4 000 євро, який не підлягає поверненню.

За виняткових обставин Правління може ухвалити рішення про збільшення або зменшення гонорару Медіатора з урахуванням тривалості провадження, обсягу роботи, що вимагається від Медіатора, та будь-яких інших обставин, що стосуються справи.

7. Умови конфіденційності інформації та наслідки її розголошення учасниками медіації;
8. Відповідальність медіатора (медіаторів) та сторін медіації за порушення умов договору про проведення медіації. Загалом, то у разі порушення зобов’язань за договором про проведення медіації медіатор несе цивільно-правову відповідальність відповідно до закону;

У випадках, передбачених законом, медіатор несе адміністративну чи кримінальну відповідальність. У разі недотримання норм професійної етики медіатор несе відповідальність, визначену статутом або положенням об’ єднання медіаторів, членом якого він є.

9. Порядок та підстави припинення медіації.

Важливо зауважити, що медіатор зобов’язаний припинити проведення медіації у разі виникнення суперечності між особистими інтересами та обов’язками медіатора, яка може вплинути на його нейтральність, незалежність та неупередженість під час проведення медіації, а також за наявності інших обставин, що унеможливлюють його участь або вимагають припинення його участі в медіації.

Окрім того, медіація припиняється: укладенням сторонами медіації угоди за результатами медіації; із закінченням строку проведення медіації та/або дії договору про проведення медіації; у разі відмови хоча б однієї із сторін медіації або медіатора (медіаторів) від участі в медіації; у разі визнання сторони медіації або медіатора (медіаторів) недієздатною особою або особою, цивільна дієздатність якої обмежена; у разі смерті фізичної особи, яка є стороною медіації, або ліквідації юридичної особи, яка є стороною медіації; в інших випадках відповідно до договору про проведення медіації та правил проведення медіації.

Але коли відносини виходять за межі країни, виникає прогалина. Її має усунути Конвенція ООН про міжнародні мирові угоди, досягнуті за результатом медіації (Сінгапурська конвенція про медіацію), підписана 7 серпня 2019 року.

Ця Конвенція застосовується до угоди, що є результатом медіації та укладена сторонами в письмовій формі з метою вирішення комерційного спору («угода про врегулювання»), яка на момент її укладення є міжнародною, оскільки: a) принаймні дві сторони угоди про врегулювання мають свої місця провадження діяльності в різних державах; або b) держава, в якій сторони угоди про врегулювання мають свої місця провадження діяльності, відрізняється від держави, в якій виконується значна частина зобов’язань за угодою про врегулювання або держави, з якою предмет угоди про врегулювання має найтісніший зв’язок.

Угода за результатом медіації є ефективним інструментом врегулювання спорів як на національному, так і на міжнародному рівні. Однак в Україні відсутній чіткий механізм визнання й виконання таких угод, укладених за межами держави.

Без ратифікації Сінгапурської конвенції ми не можемо говорити про повноцінний механізм виконання домовленостей.

Сьогодні існує варіант виконувати міжнародні угоди за результатом медіації як цивільно-правовий договір. У разі його порушення доведеться звертатися з позовом до суду про його виконання (як до зобов’язання).

3. Необхідні навики для медіатора у трудових спорах

Основні навики медіатора у трудових спорах:

1. Любов до людей.
2. Навички активного слухання.
3. Вміння ставити запитання.
4. Емоційний інтелект для розуміння прихованих емоцій.
5. Уміння підводити підсумки, щоб викласти основні моменти спору та зазначити про емоції, що лежать в основі, а також допомогти учасникам переосмислити проблеми менш емоційною мовою.
6. Емпатія.

Спільні навики для примирителя та медіатора:

1. Терпіння: навіть якщо процес триває довго; Ввічливість: навіть якщо це важко зробити.
2. Чесність: Медіатор повинен бути чесним перед обома сторонами щодо будь-якої події, що стосується процесу.
3. Підбиття підсумків: Медіатор повинен мати здатність час від часу підсумовувати досягнутий прогрес.

4. Процесмедіації

Етапи проведення медіації:

1. Підготовчий етап (аналіз виду медіації (корпоративна, трудова, організаційна. Вид трудової медіації: індивідуальний/колективний трудовий спір).
2. Відкриття. Вступне слово орієнтоване на специфіку трудового спору. Обов’язково згадати про забезпечення рівності сторін.
3. Визначення тем для обговорення.
4. Дослідження інтересів у трудовій медіації.
5. Пошук варіантів. Найгірший варіант для сторін та найкращий варіант для сторін. Торги.
6. Укладання угоди.
7. Роз’яснення подальших кроків сторін. Обговорення можливості проведення постмедіації або продовження медіації у випадку зміни законодавства, зміни можливих умов виконання угоди, неможливості виконання угоди, хвороби або смерті особи.
8. Отримання зворотного зв’язку про медіацію.

5 порад для сторін у медіації і щодо медіації:

1. Впишіть медіацію у внутрішні політики або трудові договори.

2. Медіація не підходить для питань, що потребують формального розслідування (напр., харрасмент чи дискримінація); у таких випадках використовуйте формальні процедури або інші механізми врегулювання.

3. Добре готуйтесь: зберіть факти, визначте, хто має повноваження приймати рішення, і пропрацюйте BATNA (найкращу альтернативу домовленості) для реалістичних очікувань.

4. Підпишіть угоду про конфіденційність і дотримуйтеся «подвійної конфіденційності», а саме: те, що сказано медіатору наодинці, не передається без дозволу; загальний зміст перемовин також не використовується, окрім випадків, передбачених законом.

5. Фіксуйте результати як чіткий план дій (хто-що-коли) і домовляйтеся про перегляд. У більшості випадків угоди за підсумками медіації не є юридично зобов’язальними, але можуть передбачати регулярні рев’ю та, за потреби, поінформованість HR у межах конфіденційності.

Чітко проговоріть формат, хто, коли та в якій послідовності говоритиме, скільки часу відводиться на кожен етап. Фіксуйте початкову черговість, хто говорить першим, хто другий, щоб уникнути нерівному доступу до висловлення.