Оренда офісу: що варто врахувати під час укладання договору

З першого погляду може здаватися, що під час роботи над договором оренди достатньо лише навести умови, які визначені законом як істотні або є необхідними для договорів даного виду. Проте, практика роботи над таким договором свідчить, що юристу слід приділити увагу великій кількості аспектів, які б дозволили у подальшому запобігти виникненню між сторонами договору конфліктних ситуацій. Не будемо зупинятися на «елементарних» умовах, поговоримо про деякі «підводні камені».

Об’єкт оренди

Всім відомо, що право власності на новостворене нерухоме майно виникає лише з моменту завершення будівництва (прийняття до експлуатації) та державної реєстрації цього права. До завершення будівництва особа вважається власником лише матеріалів та  обладнання, які були використані в процесі цього будівництва.

Тому орендарю не слід погоджуватися із пропозицією орендодавця укласти договір оренди не введеного в експлуатацію офісу. Таке погодження у подальшому призведе до того, що орендар не зможе відшкодувати  певні види витрат та виселення.

Якщо хтось вважає, що випадки укладання таких правочинів майже не зустрічаються, запевняємо, що будівництво великої кількості офісних центрів фінансується самеза рахунок орендних (забезпечувальних) платежів від майбутніх орендарів, а власники частини новозбудованих об’єктів досі не можуть одержати правовстановлюючі документи через допущені під час будівництва порушення.

Цільове використання нерухомого майна

Слід пам’ятати, що власник не може використовувати право власності на шкоду правам інших осіб, а використання майна для здійснення підприємницької діяльності може бути обмежене законом. До таких обмежень відносяться норми, відповідно до яких власник житлового будинку або квартири має право використовувати помешкання лише для проживання і не має права використовувати його для промислового виробництва.

Одночасно, якщо наймачем є юридична особа, вона може використовувати житло лише для проживання у ньому фізичних осіб.

Тому слід уважно ознайомитися з інформацією, до якого коду класифікації віднесена будівля, або приміщення в ньому. Звичайно, доведення сторонніми особами в суді факту порушення права через нецільове використання майна доволі складна справа, проте завдання юриста полягає у запобіганні виникнення подібних позовів.

Повноваження орендодавця та права третіх осіб

Перевірка правовстановлюючих документів на майно не є достатнім заходом захисту, додатково слід перевірити об’єкт оренди на предмет заборон та обтяжень. Справа в тому, що існуючі права третіх осіб та запроваджені обмеження можуть стати підставою для визнання договору недійсним. Якщо ж розглядати це питання на стороні захисту орендодавця, то неповідомлення орендаря про існування, наприклад, іпотеки, надає орендарю право вимагати зменшення розміру плати за користування офісом або розірвання договору та відшкодування збитків.

Суборендні відносини

Важливо пам’ятати, що строк договору піднайму не може перевищувати строку договору найму. Це означає, що права суборендаря припиняться по закінченню строку дії договору оренди, так як суборендар має перед власником майна такі ж обов’язки із звільнення займаного приміщення та повернення його орендодавцю, які покладаються на орендаря.

Тому суборендарю варто передбачити право на відшкодування збитків, якщо з ініціативи, або за згодою, або з вини орендаря договір оренди буде припинений раніше обумовленого в договорі суборенди строку, що призведе доприпинення суборендних відносин та виселення суборендаря.

Орендна плата. Користування земельною ділянкою

Орендна плата – це плата за користування об’єктом оренди, але законодавець до такої плати додатково включив плату за користування земельною ділянкою, на якій розташована будівля та яка (ділянка) прилягає до будівлі і, в силу закону, надається орендарю у користування у розмірі, необхідному для досягнення мети найму.

Отже, узгоджуючи розмір орендної  плати, слід прямо зазначити про включення плати за землю до складу орендної плати, поклавши обов’язок її перерахування на орендодавця, а також про право орендаря на використання прилеглої території. Для орендодавця таке включення є також доречним, так як у разі відсутності в договорі інформації про розмір земельної ділянки, орендар буде мати право користування усією земельною ділянкою на якій знаходиться будівля.

Інше актуальне питання – визначення орендної плати із застосуванням грошового еквіваленту в іноземній валюті. Треба пам’ятати, що коливання курсу іноземної валюти стосовно національної валюти України є комерційним ризиком сторін договору, та не є підставою для зміни або розірвання договору. Отже, якщо буде вирішуватися питання застосування грошового еквіваленту, орендарю треба двічі зважити свої можливості, якщо він має намір укласти договір на довгий строк без права на його односторонню відмову.

Ремонті роботи

Зметою облаштування офісу та його пристосування для подальшого використання, орендарю часто необхідно здійснити ремонтні роботи. Як правило, для цього необхідно одержати схвалення від орендодавця дизайн-проекту, проектної документації та технічної специфікації.

Дуже важливо, щоб удоговорі були покрокові умови такого погодження та правові наслідки ухилення однієї зі сторін від виконання цього обов’язку.

Може трапитися так, що орендодавець безпідставно не підпише погодження, в результаті чого орендар значною мірою буде позбавлений можливості реалізувати свої плани щодо внутрішнього вигляду офісу, однак не буде мати важелів впливу на орендодавця.

Неустойка

Дуже часто в запропонованих орендодавцем договорах оренди, можливо умисно, а можливо і ні, орендодавець не зазначає розмір неустойки за прострочення обов’язку повернення об’єкта оренди.

Нагадаємо, що в силу закону, її розмір становить подвійну плату за користування за час прострочення. При цьому, судова практика склалася таким чином, що до неї застосовується загальний трирічний, а не спеціальний строк позовної давності.

Питання повернення об’єкту оренди вирішується в момент оформлення відповідних документів (актів), що підтверджують повернення наймачем предмета договору. Якщо сторони знаходяться у стані конфронтації, підписання такого акту стає для орендаря проблемою. Тому орендарям під час підписання договору варто наполягати на зменшенні розміру неустойки, посилаючись на право сторін відступити від положень актів цивільного законодавства і врегулювати свої відносини на власний розсуд.

Також необхідно уважно ознайомлюватися з підставами притягнення винної сторони до відповідальності. Дуже часто договори оренди містять положення, які передбачають одночасну сплату як пені, так і штрафу за одне і теж порушення, що, з точки зору законодавства, є правомірним. Однак, така «посилена» відповідальність може бути непомірним тягарем, розмір якого не узгоджується зі ступенем тяжкості порушення.

Комунальні послуги та інші «додаткові» витрати

Зазвичай цій умові юристи взагалі не приділяють достатньої уваги, що є великою помилкою.

По-перше, не слід забувати, що орендодавець, здебільшого, не відповідає за якість та безперебійність послуг з водо-, електро-, тепло-, газопостачання. Проте, орендарю, м’яко кажучи, незручно знаходитися в офісі, де немає світла або від холоду у працівників мерзнуть руки. Тому не зайвим буде передбачити умову про звільнення від сплати орендних платежів за час, коли відбувається збій у постачанні таких послуг, а також право орендаря на відмову від договору, якщо такі збої мають систематичний характер.

По-друге, офіс часто є приміщенням у складі офісного центру, обслуговування якого покладено на певних виконавців. У даному випадку ми говоримо про компанії, які забезпечують загальну охорону центру, прибирання місць загального користування й території, вивіз відходів тощо. Як правило, орендар відшкодовує орендодавцю його витрати зі сплати винагороди цим виконавцям пропорційно площі офісу у складі будівлі. При цьому розмір платежів орендаря підлягає автоматичному збільшенню у випадку збільшення винагороди виконавців. Для уникнення необґрунтованих витрат, вартопередбачити в договорі періодичність такого збільшення, наприклад, не більше, ніж один раз на рік, або право на відмову від договору, якщо на думку орендаря такі платежі не будуть відповідати ринковим цінам.

Внутрішні правила орендодавця

Як вже було зазначено вище, офіс часто є приміщенням у складі офісного центру, а отже в такому центрі можуть діяти внутрішні правила, які змінюються орендодавцем самостійно.

Орендарю слід наполягати на умові, згідно з якою такі правила не можуть погіршувати права та інтереси орендаря передбачені договором оренди та призводити до додаткових  витрат. Варто прямо вказати, що умови договору мають переважні права над правилами, навіть у разі їх подальшої зміни.

Капітальний ремонт

Це також умова, на яку не звертають увагу. Слід передбачити в договорі положення, відповідно до яких орендар має право на відмову від договору та відшкодування витрат, пов’язаних із власними підготовчими ремонтними роботами, якщо з вини або за ініціативою орендодавця, або якщо він до моменту укладання договору оренди знав, але не повідомив про це орендаря, орендодавець починає здійснювати капітальний ремонт офісного центру або офісу.

Всі ми розуміємо, що ремонтні роботи будуть завдавати незручності як самому орендарю, так і його відвідувачам. Тому під час укладання договору достатньо обґрунтовано можна доводити інтерес орендаря щодо цього питання.

Розірвання договору

Цю умову в орендних правовідносинах можна вважати однією з головних складових, яка дозволяє орендарю, з одного боку, не потрапити в кабалу орендодавця, а з іншого – не втратити об’єкт оренди.

Дуже важливо передбачити в договорі право орендаря на односторонню відмову від нього, за умовою попередження орендодавця в узгоджений в договорі строк, без обов’язку відшкодування збитків та неустойки, пов’язаних з такою відмовою. Також треба конкретизувати підстави розірвання договору з боку орендодавця, виключивши такі «загальні» умови як «розірвання договору у випадку порушення орендарем договору».

Продаж офісу орендодавцем

Ця умова також незаслужено залишається поза увагою юристів. Суть питання полягає у тому, що за загальним правилом, у разі зміни власника офісу, який переданий у найм, до нового власника переходять права та обов’язки наймодавця. Але іноді в договорі сторони встановлюють умову, за якою, у разі такого відчуження, договір оренди припиняється. Треба відстежувати цю умову, щоб після здійснення витрат на ремонт приміщення не бути виселеним з нього.

В цілому, слід викласти в договорі цю умову набагато ширше: якщо орендодавець укладає будь-які угоди щодо офісного центру, включаючи орендоване приміщення, такіугоди не можуть обмежувати права та інтереси орендаря, які передбачені договором оренди, призводити до втрати права користування приміщенням та сплати орендарем додаткових платежів.

Ризик випадкового пошкодження або знищення офісу

За загальним правилом орендар несе ризик випадкового знищення або випадкового пошкодження офісу лише у разі затримки його повернення. Але доволі часто орендодавці вимагають виникнення появицього обов’язку з моменту передачі офісу в користування. Орендарям треба це відслідковувати та наполягати на видаленні такої умови з тексту договору для уникненнядодаткового тягаря відповідальності.

У цій статті згадано  лише частину умов, на які слід звернути увагу юристу. Але їх набагато більше, ніж може здаватися на перший погляд. Сподіваємося, що наші рекомендації будуть корисними під час роботи над договором.