Обмін е-документами між платниками та податківцями – нові правила

З 01 вересня 2020 року діє нова редакція Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами (наказ Мінфіну від 01.06.2020 № 261).

Суб’єкти електронного документообігу, які здійснюють його на договірних засадах, самостійно визначають режим доступу до електронних документів, що містять конфіденційну інформацію, та встановлюють для них систему (способи) захисту. Для державних інформаційних ресурсів має забезпечуватися рівень захисту інформації.

Автор створює е-документи у належні строки та із зазначенням всіх обов’язкових реквізитів та з використанням КЕП чи печатки, здійснює шифрування е-документа з дотриманням вимог до форматів криптографічних повідомлень, та надсилає його до адресата протягом операційного дня.

У разі, якщо адресатом є контролюючий орган, після надходження е-документа здійснюється його автоматизована перевірка (здійснюється у день надходження або не пізніше наступного робочого дня, якщо е-документ надійшов після закінчення операційного дня).

Перша квитанція формується за результатами автоматизованої перевірки та надсилається автору протягом 2-х годин з часу його отримання контролюючим органом, в іншому разі – протягом перших 2-х годин наступного операційного дня. У разі негативних результатів автоматизованої перевірки у першій квитанції повідомляється про неприйняття електронного документа із зазначенням причин, у такому випадку друга квитанція не формується. На першу квитанцію накладається печатка контролюючого органу, здійснюється її шифрування та надсилання автору електронного документа. Другий примірник першої квитанції в електронному вигляді зберігається в контролюючому органі. Якщо автору протягом встановленого строку після відправки електронного документа не надійшла перша квитанція, електронний документ вважається не одержаним адресатом.

Друга квитанція формується не пізніше наступного робочого дня з моменту формування першої квитанції, є підтвердженням про прийняття (реєстрацію) або повідомленням про неприйняття в контролюючому органі електронного документа. На другу квитанцію накладається печатка відповідного контролюючого органу, здійснюється її шифрування та надсилання автору електронного документа. Другий примірник другої квитанції зберігається в контролюючому органі. У разі наявності другої квитанції про прийняття електронного документа датою та часом прийняття (реєстрації) електронного документа контролюючим органом вважаються дата та час, зафіксовані у першій квитанції.

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник такого документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з КЕП чи печаткою підписувача (підписувачів) відповідно до Закону “Про електронні довірчі послуги”. Оригінал електронного документа має забезпечувати підтвердження його цілісності та справжності у порядку, визначеному законодавством (у визначених законодавством випадках може бути пред’явлений у візуальній формі відображення, у тому числі у паперовій копії).

Про це розповіли у Офісі великих платників податків ДПС.