Як оформити документи для реєстрації бізнесу

Про загальні вимоги до оформлення документів, які подаються державному реєстратору бізнесу (для проведення реєстраційних дій щодо юридичних осіб, ФОПів та громадських формувань), розповів Офіс протидії рейдерству Міністерства юстиції України.
Окрім загальних критеріїв належного оформлення документів, що подаються для проведення реєстраційних дій в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, ФОПів та громадських формувань (ЄДР), профільним законодавством встановлено цілу низку спеціальних вимог.
✅ Рішення уповноваженого органу управління ЮО, що подається для державної реєстрації змін до відомостей, які містяться в ЄДР, викладається у письмовій формі, прошивається, пронумеровується та підписується засновниками (учасниками), уповноваженими ними особами або головою та секретарем загальних зборів (у разі прийняття такого рішення загальними зборами).
Справжність підписів на такому рішенні нотаріально засвідчується з обов’язковим використанням спеціальних бланків нотаріальних документів, крім рішень, створених на порталі електронних сервісів або з використанням Єдиного державного вебпорталу електронних послуг та підписаних з використанням кваліфікованого електронного підпису, а також інших випадків, передбачених законом.
Вказані приписи щодо нотаріального засвідчення справжності підпису не поширюються на державну реєстрацію змін до відомостей про державний орган, орган місцевого самоврядування, громадське об’єднання чи благодійну організацію, що містяться в ЄДР , а також на державну реєстрацію змін до відомостей про юридичну особу, що вносяться на підставі розпорядчого акта державного органу, органу місцевого самоврядування.
Справжність підписів на рішенні, що подається для державної реєстрації змін до відомостей про громадське об’єднання чи благодійну організацію, що містяться в ЄДР, нотаріально засвідчується лише у разі наявності такої вимоги в установчих документах відповідного громадського об’єднання чи благодійної організації.
✅ Рішення про припинення ЮО має містити відомості про персональний склад комісії з припинення (комісії з реорганізації, ліквідаційної комісії), її голову або ліквідатора, реєстраційні номери облікових карток платників податків або серію та номер паспорта (для фізичних осіб, які мають відмітку в паспорті про право здійснювати платежі за серією та номером паспорта), про порядок та строк заявлення кредиторами своїх вимог.
✅ Установчий документ ЮО, положення, регламент, список суддів постійно діючого третейського суду, статут (положення) громадського формування, що не має статусу юридичної особи, договір (декларація) про створення сімейного фермерського господарства повинен містити відомості, передбачені законодавством, та відповідати законодавству.
✅ Установчий документ ЮО (крім державного органу, органу місцевого самоврядування, юридичної особи, яка створена та діє на підставі модельного статуту) викладається у письмовій формі, прошивається, пронумеровується та підписується засновниками (учасниками), уповноваженими ними особами або головою та секретарем загальних зборів (у разі прийняття такого рішення загальними зборами, крім випадків заснування юридичної особи).
Справжність підписів на такому документі, викладеному у письмовій формі (крім юридичної особи, створеної на підставі розпорядчого акта державного органу, органу місцевого самоврядування) нотаріально засвідчується, крім випадків, передбачених законом.
Вимоги стосовно нотаріального засвідчення справжності підпису не поширюються на державну реєстрацію створення юридичної особи (крім створення в результаті виділу, злиття, перетворення, поділу), на державну реєстрацію, що проводиться на підставі установчого документа юридичної особи, створеного на порталі електронних сервісів або з використанням Єдиного державного вебпорталу електронних послуг та підписаного з використанням засобів електронної ідентифікації з високим рівнем довіри, а також на державну реєстрацію громадського об’єднання, благодійної та релігійної організацій, професійних спілок, їх об’єднань, організацій профспілок, передбачених статутами профспілок та їх об’єднань.
Справжність підписів на установчому документі громадського об’єднання чи благодійної організації нотаріально засвідчується лише у разі наявності такої вимоги в установчих документах відповідного громадського об’єднання чи благодійної організації.
✅ Установчі документи банків, інших ЮО, які згідно із законом підлягають погодженню (реєстрації) відповідно Національним банком України, іншими державними органами, подаються з відміткою про їх погодження відповідним органом.
✅ Внесення змін до установчого документа ЮО, положення, регламенту, списку суддів постійно діючого третейського суду, статуту (положення) громадського формування, що не має статусу юридичної особи, оформляється шляхом викладення його в новій редакції.
✅ Передавальний акт (у разі злиття, приєднання, перетворення) та розподільчий баланс (у разі поділу або виділу) юридичної особи повинні відповідати вимогам, встановленим законом.
Справжність підписів на передавальному акті та розподільчому балансі юридичної особи нотаріально засвідчується з обов’язковим використанням спеціальних бланків нотаріальних документів, крім випадків, передбачених законом.
Вказане правило в частині нотаріального засвідчення справжності підпису не поширюється на державну реєстрацію державного органу, органу місцевого самоврядування, громадського об’єднання, благодійної та релігійної організацій, на державну реєстрацію, що проводиться на підставі передавального акта чи розподільчого балансу в електронній формі, підписаного з використанням засобів електронної ідентифікації з високим рівнем довіри, а також юридичної особи, створеної на підставі розпорядчого акта державного органу, органу місцевого самоврядування.
Справжність підписів на передавальному акті та розподільчому балансі громадського об’єднання чи благодійної організації на державну реєстрацію, що проводиться на підставі передавального акта чи розподільчого балансу в електронній формі, підписаного з використанням засобів електронної ідентифікації з високим рівнем довіри, нотаріально засвідчується лише у разі наявності такої вимоги в установчих документах відповідного громадського об’єднання чи благодійної організації.
✅ Документи, видані відповідно до законодавства іноземної держави, повинні бути легалізовані (консульська легалізація чи проставлення апостиля) в установленому законодавством порядку, якщо інше не встановлено міжнародними договорами.
✅ Документ, викладений іноземною мовою, повинен бути перекладений на державну мову із засвідченням вірності перекладу з однієї мови на іншу або підпису перекладача в установленому законодавством порядку.
✅ Зображення та опис символіки повинні бути оформлені з дотриманням вимог, встановлених законом, та відповідати законодавству.
✅ Якщо оригінали документів, необхідних для державної реєстрації, відповідно до законодавства залишаються у справах державних органів, органів місцевого самоврядування, що їх видають, заявник подає копії документів, оформлені такими органами відповідно до законодавства.