Поліція запитує у роботодавців документи про бронювання працівників: як діяти підприємствам

Деякі українські роботодавці почали отримувати листи від Національної поліції з проханням надати документи та інформацію щодо працівників, яких бронювали від мобілізації протягом 2023–2026 років.

Йдеться, зокрема, про кадрову документацію та матеріали, пов’язані з отриманням підприємством статусу критично важливого.

Юристи радять не ігнорувати такі звернення, але водночас не передавати запитувані документи автоматично — спочатку необхідно перевірити автентичність запиту та правові підстави для отримання інформації.

Які документи запитує поліція

У листах роботодавців можуть просити надати:

• накази про прийняття працівників на роботу;
• трудові договори або контракти;
• табелі обліку робочого часу;
• документи, на підставі яких підприємству було надано статус критично важливого;
• іншу інформацію, пов’язану з працевлаштуванням та бронюванням військовозобов’язаних.

При цьому роботодавців можуть просити надати відповідь у максимально стислі строки, а в разі відмови — пояснити її причини з посиланням на законодавство.

Що радять роботодавцям

Перед передачею будь-якої інформації фахівці рекомендують насамперед перевірити, чи справді лист надійшов від Національної поліції.

Особливу увагу варто звернути на електронну адресу відправника, реквізити документа, посадову особу, яка його підписала, та інші дані, що дозволяють підтвердити автентичність звернення.

Це важливо, оскільки лист може виявитися шахрайським або містити спробу незаконного отримання інформації про підприємство та його працівників.

Чи потрібно одразу передавати документи

Навіть якщо справжність запиту підтверджена, роботодавцю варто встановити правові підстави для надання запитуваної інформації.

Документи про працевлаштування, облік робочого часу та бронювання можуть містити персональні дані працівників. Відповідно, їх передача має здійснюватися з дотриманням законодавства про захист персональних даних.

Фахівці рекомендують у разі недостатнього обґрунтування запиту письмово звернутися до його автора з проханням конкретизувати правові підстави, мету отримання інформації та процедуру, в межах якої витребовуються документи.

Чи може поліція перевіряти бронювання

Юристи звертають увагу, що Національна поліція не є органом, уповноваженим проводити звичайні перевірки підприємств щодо правильності бронювання працівників.

Водночас правоохоронці можуть отримувати документи та інформацію у межах кримінального провадження — за умови дотримання процедури, передбаченої Кримінальним процесуальним кодексом України.

Самого посилання на необхідність перевірити можливе фіктивне працевлаштування може бути недостатньо для автоматичного надання всього масиву кадрової документації поза встановленою законом процедурою.

Таким чином, роботодавцям рекомендують не залишати запити правоохоронців без відповіді, однак перед передачею документів перевірити справжність звернення, його правове обґрунтування та законність передачі персональних даних працівників.