На дату виникнення податкових зобов’язань платник ПДВ зобов’язаний скласти податкову накладну в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації у порядку, визначеному законодавством, кваліфікованого електронного підпису уповноваженої платником особи та зареєструвати її в Єдиному реєстрі податкових накладних у встановлений Податковим кодексом України термін.
Відповідні норми встановлені п. 201.1 ст. 201 ПКУ.
Згідно із п. 2 Порядку заповнення податкової накладної, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 31.12.2015 № 1307, податкова накладна та додатки до неї складаються в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації у порядку, визначеному законодавством, електронного підпису уповноваженої платником особи.
Платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених п. 44.1 ст. 44 ПКУ, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом не менш як 1095 днів (2555 днів – для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до ст. 39 ПКУ) з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання – з передбаченого ПКУ граничного терміну подання такої звітності (п. 44.3 ст. 44 ПКУ).
Згідно зі ст. 13 Закону України № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях. При цьому оригіналом електронного документа відповідно до ст. 7 Закону № 851 вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронні довірчі послуги».
Отже, податкові накладні, а також розрахунки коригування до податкових накладних, складені в електронній формі, повинні зберігатися платниками ПДВ на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу здійснити перевірку їх цілісності на цих носіях.
Крім того, відповідно до п.п. 20.1.2 п. 20.1 ст. 20 ПКУ під час проведення перевірки платники ПДВ зобов’язані надати посадовим (службовим) особам контролюючого органу доступ до таких електронних носіїв інформації, а у випадках, визначених законом, також надати копії податкових накладних та розрахунків коригування до податкових накладних, засвідчені в порядку, встановленому законодавством.
Про це нагадало Головне управління ДФС у Дніпропетровській області.
